EL DISCURSO Y SU PROTOCOLO EN LOS EVENTOS (Parte I)

Lic.: WILFREDO PEREZ RUIZ

A continuación presentaremos la primera parte de la Carpeta de Artículos: El Discurso y su Protocolo en los Eventos, de la autoría del Lic.: Wilfredo Pérez Ruiz, cuyos contenidos complementan y enriquecen su ponencia en el Post Foro Mundial del Protocolo, Comunicación e Imágen celebrado en Lima 23 de Octubre del presente año.

La asertividad en la comunicación

La forma habitual de comunicarnos, complementado con el lenguaje Corporal, describe con énfasis nuestras cualidades, cortesías y estilos. Es probable que no siempre brindemos trascendencia a la manera de manifestarnos para, a partir de allí, indagar la imagen que proyectamos.

En esta ocasión deseo comentar varios aspectos influyentes en la formación de la imagen (buena o mala) al momento de comunicarnos. Si el diálogo se produce en ámbitos laborales mayor debe ser el empeño para afirmar una apariencia coherente con nuestra actividad, preparación y rango cultural.

La comunicación refleja mucho más de lo imaginado a simple vista. Al conversar somos colocados en una “vitrina de observación” que trasluce elementos tan interesantes como la autoestima, el temperamento, la tranquilidad anímica, etc. Determinadas personas no se percatan que el “retrato” que emiten los perjudica y genera rechazo a su alrededor.

Con reincidencia, por mi quehacer académico, observo profesionales de amplias destrezas. Sin embargo, su modo de comunicarse desdibuja los legítimos méritos que lo hacen sobresalir en el trabajo. Compruebo un evidente “desnivel” entre el conocimiento del individuo y su deficiente perfil. La educación, la cultura y el entorno influyen en este asunto. Se sugiere preocuparse del progreso integral y no únicamente en asuntos referidos a destrezas laborales, como sucede con insistencia.

La comunicación se puede considerar como el medio que alimenta los sistemas sociales, facilita la integración, modifica la conducta, hace productiva la relación humana, ayuda a la mejor comprensión personal y organizacional y, especialmente, convierte fluida y positiva la convivencia. Al comunicarse usted, amigo lector, adopta una actitud que puede abrir o cerrar puertas en su accionar cotidiano. Veamos de qué se trata.

Primero, hablemos del “comportamiento sumiso”. Es típico en hombres tímidos, con baja autoestima y actitudes obsecuentes. Lo tienen aquellos que permite la violación de sus derechos y se singulariza por evitar conflictos. No emiten sus pensamientos, niegan sus necesidades, intereses y recursos; evitan situaciones riesgosas, confrontaciones y conflictos; muestran inferioridad, temen decir “no”, hablan en voz baja y emite pobres
señales no verbales.

También, tenemos el “comportamiento agresivo”. Es frecuente en seres poco tolerantes y en sociedades llenas de confrontaciones y frustraciones colectivas que alimentan este modo pernicioso de comunicación. Se caracteriza por violar los derechos y carencias de otros, y crear tensiones inútiles. El sujeto expresa sus ideas con la finalidad de dominar al resto.

Esta práctica oculta inseguridad emocional. Suelen ser hostiles y autoritarios; emplean insultos, gestos amenazantes, lenguaje ofensivo con doble sentido; desprecian las opiniones ajenas, pierden autocontrol, formulan sus impresiones de manera inadecuada, culpan a otros cuando se equivocan y terminan con manifestaciones de rabia.

Por último, existe el “comportamiento asertivo”, tan requerido de aplicar en una colectividad con altos índices de intolerancia como la peruana. La palabra asertividad proviene del latín “assevere”, “asertum” y revela “afirmar”. Es decir, indica aseveración de la personalidad, confianza en sí mismo, autoestima, aplomo, vitalidad pujante, seguridad y eficiencia. Es el proceso de exteriorizar sentimientos, dar y recibir retroalimentación.

Las personas asertivas poseen particularidades enaltecedoras. Se sienten libres para manifestarse, pueden conversar con semejantes de todos los niveles de forma abierta, directa, franca y adecuada, actúan con un proceder respetable, comprenden que no siempre se gana, aceptan sus limitaciones, admiten o rechazan a los sujetos con delicadeza, mantienen contacto visual y buscan la relación sincera.

En cada uno de nosotros la comunicación es la conclusión de una variada reunión de elementos internos que se recomienda analizar y perfeccionar a fin de ofrecer una imagen afable, refinada y de profundidad cultural que responda a un proceso de creciente evolución. No descuide su preponderancia en la imagen que se harán de usted.

Por esta razón, debemos dar su real significación al trato con los demás y, con especial énfasis, en el trabajo, los negocios y la entrevista laboral en los que seremos evaluados con detenimiento por nuestros interlocutores. Tenga en cuenta que la asertividad trasluce equidad espiritual, grado de adiestramiento, manejo de las emociones y potencial de coexistencia. Haga de esta herramienta un “puente” favorable de entendimiento.

¿Sabe hablar en público?

Disertar es una de las actividades que, con mayor frecuencia, suscita elevados índices de nerviosismo, incertidumbre y miedo. Todos estamos expuestos a hablar y, por lo tanto, es conveniente conocer las pautas que facilitarán desplegarnos con certeza, serenidad y efectuar una correcta transmisión de nuestro mensaje. Seguidamente compartiré diversas orientaciones.

Es verdad que el orador no se hace, nace. Sin embargo, ello no implica que las personas dejen de aprender métodos para asegurar el éxito de sus intervenciones. Departir ante un auditorio, al igual que otras destrezas humanas, requiere un proceso de entrenamiento, práctica disciplinada, seguridad personal y, especialmente, la tranquilidad que ofrece el conocimiento exhaustivo del tema. Nada más inexacto que pretender quedar bien, sino se ha preparado. No cometa el habitual descuido de apelar a su memoria y locuacidad.

Al igual que cualquier presentación musical, teatral o de índole artística una intervención oral debe ensayarse a fin de analizar cuestiones de forma y fondo que no deben pasar inadvertidas. Le recomiendo prepararse en presencia de personas que ofrezcan su opinión y frente a un espejo para observar su desenvolvimiento, manejo de las manos y posturas y, además, grávese con el afán de escuchar o mirar aciertos y errores.

Un detalle importante. Al conferenciar hay quienes sienten un nivel de nerviosismo que estiman afectará la calidad de su participación. No obstante, cuando mira u oye su alocución (luego de concluida) podrá comprobar que esos síntomas no fueron percibidos. Muchas veces la alteración del sistema nervioso impulsa la emisión de señales externas
como sudoración, aceleración de la respiración, movimiento del cuerpo y uso indebido de las manos, entre otras reacciones. No siempre esas expresiones son observadas por el espectador, dependerá del grado y frecuencia en que se presenten.

Recuerde que la firmeza y naturalidad de su apariencia transmite certidumbre. Evite “jugar” con objetos mientras habla (lapicero, puntero, botones del saco, etc.); no se apoye demasiado en el podio, ni lo emplee como “escudo” psicológico; mire a sus oyentes, la mirada nunca se rehúye, puede expresar duda o falta de transparencia; pronuncie adecuadamente y gradúe su volumen de voz en función del lugar; haga use pertinente de
las ayudas audiovisuales (no lea el power point, ni coloque excesivos gráficos y textos); establezca una relación empática con su público; use frases célebres, reflexiones y pensamientos al empezar o cerrar; tenga en cuenta las características intelectuales, profesionales, de edad, sexo y otras de la concurrencia; considere la hora, el clima y la comodidad de los asistentes para programar la extensión de su discurso. En fin, hay
cuantiosos detalles que deben contemplarse al planificar una exposición con el propósito de satisfacer las expectativas del oyente.

Otro asunto a tomar en cuenta: El contenido es una cuestión de invalorable trascendencia. Al elaborar su esquema divídalo en tres partes: Entrada (saludo, agradecimiento e introducción general), cuerpo (allí desarrollará el tema central) y cierre (conclusiones, reflexiones finales, una frase o apotegma). Es inevitable que este esbozo lo tenga escrito para guiar su alocución de manera ordenada, pues con la tensión puede pasar por alto u
omitir algún punto. Si el discurso será leído la estructura de su texto se recomienda sea coherente con lo señalado líneas arriba. Olvidaba indicar algo que me ha ayudado en mi entrenamiento: Observar y estudiar a buenos oradores para recoger sus virtudes y talentos.

Existen personas que aduciendo no tener capacidades para hablar optan por el discurso leído. Cuidado, si usted no sabe leer “bien” (algo frecuente en nuestro medio), su presentación no será la mejor. Su lectura deberá probarse para verificar su adecuada postura, dicción, entonación y escrupuloso respeto de la puntuación. No cometa los frecuentes errores de nuestras autoridades que recurren a la disertación escrita y evidencian enormes carencias.

No omita detalles de forma como la ropa que llevará puesta. Se sugiere que no sea llamativa, atrevida y apretada. De igual manera, evite exhibir accesorios brillosos que distraigan (relojes, prendedores, aretes, pulseras, gemelos, etc.). Use prendas confortables para obviar ajetreos inconscientes que desconcentren. Con anticipación coordine -con el moderador o maestro de ceremonia- pormenores como el puntero, power point, vaso con
agua, tiempo asignado y otros. Todo ello lo hará sentir tranquilo y aliviado.

Tenga presente que lo substancial no solo es demostrar conocimiento del asunto que expondrá. Es fundamental ostentar que está seguro de lo que dice. La convicción es una cualidad que no todos ejercen en el proceso de comunicación oral y es uno de los más valiosos. Demuestre que está convencido de lo que habla y cómo lo explica. Transmita aplomo, sonría, recurra a la ironía, cuente anécdotas, sea coloquial, ameno y líbrese de
solemnidades absurdas. ¡Suerte!

¿Tiene temor de hablar en público?

En ocasiones hemos entrado en pánico cuando tenemos que disertar. El pavor a los errores que podamos cometer, a la observación crítica de los concurrentes y a rehuir cubrir las expectativas puestas en nuestra intervención, son algunas de las comprensibles reacciones al encarar a nuestros oyentes. Seguidamente comparto mis reflexiones, aportes y
sugerencias.

Utilice la mente, el corazón y el cuerpo. De esta forma transmitirá entusiasmo, compromiso e identificación con su mensaje. Es importante sentir el tema que exponemos y estar convencidos a fin de lograr persuadir a los demás. Si hablamos desprovistos de convicción, estaremos sólo transmitiendo información. Ello disminuirá la calidad de nuestra predica y su ascendencia.

Dentro de este contexto, educar la memoria tiene un valor inestimable. Sin el ánimo de asumir un papel pedante y autosuficiente, es aconsejable evocar citas, vivencias, anécdotas y precisiones conducentes a enriquecer nuestra presentación. La amplitud de vocabulario y la elevada cultura general posibilitarán graficar mejor nuestros argumentos. Sin duda, el grado de sapiencia sirve de soporte.

Es fundamental poseer una buena estructura: saludo, introducción, desarrollo y conclusión o despedida. Dependiendo la extensión, complejidad y profundidad podremos manejar un esquema mental o escrito. En este sentido, comparto lo aseverado por el ex jefe de Estado peruano Alan García Pérez en su libro “Pida la palabra” (Lima, 2012):
“…Con el saludo me presento para decir quién soy, en la introducción preciso qué vengo a proponer, durante el desarrollo formulo y sustento las propuestas, las cuales sintetizaré en la conclusión y adornaré con la emoción final, que el público siempre aprecia”.

Introduzca un verso, una parábola o una frase célebre que adorne sus ideas. El ex mandatario comenta: “…Se refieren a la retórica como el maquillaje de la verdad exacta con el uso de las mejores y más atractivas palabras u oraciones. Se confunde así la retórica con el engaño. Esta es, en realidad, una visión equivoca, propalada muchas veces por quienes no saben expresarse bien”.

Ordene su disertación, documéntese, estudie, investigue, mida el tiempo (a fin de demostrar organización), mantenga la mirada en sus interlocutores, sonría con naturalidad para forjar un contacto empático, eluda usar innumerables cifras y datos que confundan.
Indague las particularidades e intereses del auditorio y vaya más allá de lo expuesto en las imágenes audiovisuales. Prepararse para un nivel superior al de su público le brindará amplia seguridad.

Es imprescindible ensayar. En ocasiones acostumbro practicar mientras tomo un café y converso con un amigo. También elijo las nociones más representativas de mi venidera exposición para presentarlas en una jornada académica. Este ejercicio facilitará evaluar nuestra capacidad de ordenamiento y convencimiento, entre otros elementos de enorme ayuda.

Evada subestimar las interrogantes. Aconsejo hacer un cuestionario con las más incómodas y enmarañadas incertidumbres y preparar las respuestas. Esté dispuesto para probables confrontaciones y administre con asertividad su autocontrol emocional. Nunca asuma una actitud agresiva, de superioridad intelectual y, especialmente, apele a la sencillez y espontaneidad.

De otro lado, Larry King en su obra “Como hablar con cualquier persona” (2006) precisa: “…Quien aprende a hablar bien ante una persona, puede hablar a mil personas y viceversa. La mayoría de los individuos con éxito son oradores exitosos. Todo aquel que destaca lo logra en el 90 por ciento de los casos porque habla bien. Así pues, no nos sorprende lo contrario, que el que habla bien se convierta en una persona con éxito”. Coincido con este comentario. Las personas entrenadas para exponer muestran
locuacidad, buena dicción, estructura conceptual y habilidad de concentración en sus pláticas individuales. Es cuestión únicamente de disciplina y perseverancia.

Insinúo soslayar leer. Generará una primera impresión de desconocimiento, precariedad y carencia de destreza para sustentar el asunto asignado. Incontables individuos no saben leer y, por lo tanto, deslucen su actuación. Leer es un atributo con frecuencia minimizado.
Aunque elaborar un discurso escrito ofrece la ventaja de no dejarse llevar por la euforia y el estado anímico. Es decir, usted planifica con antelación cada vocablo de su ponencia.

El expositor será con minuciosidad percibido por el público. Recuerde disponer de un atuendo elegante, pulcro y apropiado que otorgue prestancia a su imagen. No exhiba prendas brillosas, corbatas llamativas, estridentes y de baja calidad (ésta confiere esplendor a la vestimenta integral del varón), ni excesivos complementos. Luzca una camisa de color entero. Convierta la sobriedad en una característica que lo enaltezca: los
distintivos en la solapa del saco distraen y proyectan una imagen anticuada y de empleado estatal. Obvie recargar la parte superior de su traje con adornos vetustos e inapropiados.

Por otra parte, debemos manejar la comunicación no verbal. Es imperioso conjugar el mensaje oral con la expresión del cuerpo, el movimiento de las manos y el porte. Se requiere adoptar un óptimo tono de voz, una excelente dicción y acentuar determinados conceptos centrales. Proyecte solidez.

Es común advertir expositores que usan el podio como escudo emocional debido al miedo de ser auscultados y despliegan posturas inadecuadas. Si tiene un elevado temor puede memorizar los primeros minutos con la finalidad de empezar con serenidad y solvencia. Deje que las manos acompañen, animen y complementen su discurso. Jamás las ponga en
los bolsillos, tampoco juegue con el puntero y el micrófono.

El miedo siempre existirá, no creo evitarse. Sin embargo, considero probable encaminar la desconfianza en función del dominio de sí mismo. El desosiego “es imprescindible y positivo, debe ser superado disipando la adrenalina, puede ser superado mediante la autosugestión y vencido si uno tiene, por lo menos, el primer párrafo preparado y un pequeño esquema sucesivo que desarrollar. Nunca de la razón al auditorio por temor. Y
para hablar en el mayor número de ocasiones”, afirma el autor de “Pida la palabra”.

Recomiendo grabar su presentación con el afán de analizarse. Con periodicidad registro ciertas sesiones de clase sobre los temas más saltantes y enrevesados para contrastar la impresión generada y la sensación que experimenté al platicar. Es un ejercicio útil para superar defectos, muletillas y contar con juiciosos elementos acerca de mi desenvolvimiento. Haga de cada exposición un medio para evaluar con prolijidad su
desempeño.

Es interesante percatarnos de la actuación de connotados oradores. Ello facilitará analizar coincidencias, omisiones, poses, ademanes y un sinfín de detalles encaminados a decidir nuestro estilo. Decline imitar a otros conferencistas, solo incorpore los atributos favorables en tanto sean coincidentes con su personalidad. Defina un proceder que le brinde valor agregado. Sea usted mismo y le conferirá autenticidad a su presentación.

Entrénese aprovechando las oportunidades existentes en su ámbito social, familiar y laboral. Aplique la autosugestión positiva para empezar con optimismo. Hablar en público es una experiencia singular, colmada de entretelones que posibilitan descubrir nuestra identidad, fuerza interna, habilidad blanda, autoestima y la gratificante satisfacción de transmitir nuestro saber con dominio y aplomo. Tenga en cuenta el sabio
dicho del político, científico e inventor estadounidense Benjamín Franklin: “Hablar sin pensar, es disparar sin apuntar”.

WILFREDO PEREZ RUIZ Docente, consultor en organización de eventos, protocolo, imagen profesional y etiqueta social.

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