LA GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO

La Gestión del Conocimiento es un proceso en donde se transfiere conocimientos de una persona o de un grupo de personas a otra o a un grupo de personas por tanto se define ampliamente como un conjunto de actividades y procesos que fortalecen el intercambio de información y experticia dentro de una organización o grupo de profesionales, con el fin de mejorar el rendimiento de la organización o los resultados de un proyecto.

Knowledge Management is a process in which knowledge is transferred from one person or from a group of people to another or to a group of people, therefore it is broadly defined as a set of activities and processes that strengthen the exchange of information and expertise within an organization or group of professionals, in order to improve the performance of the organization or the results of a project.

Por tanto podría resumirse en:

Información + Gestión de recursos humanos / Information + Human resource management.

  • Acerca de La información se puede recoger, tratar y almacenar por los sistemas de información de la Empresa ú Organización facilitando la creación de un cuadro de mando del entorno y otro de mando integral para la dirección.  Estos bien diseñados nos dará información periódica y sistemática de lo que ocurre dentro como fuera de la Empresa ú Organización lo que nos ayudara en la toma de decisiones con rapidez. About The information can be collected, processed and stored by the information systems of the Company or Organization, facilitating the creation of a scorecard for the environment and another for comprehensive control for management. These well-designed ones will give us periodic and systematic information about what happens inside and outside the Company or Organization, which will help us to make decisions quickly.
  • Acerca de Las habilidades son más complicadas de trasmitir porque implica adquirir nuevos conocimientos para el que las recibe lo cual supone contar con más tiempo. About The skills are more complicated to transmit because it implies acquiring new knowledge for the recipient, which means having more time.

Es mas fácil trasmitir información y retenerla que adquirir una habilidad ya que estas se asocian con los Planes de Formación y supone un esfuerzo importante el poder identificar a aquellas personas que poseen las habilidades más valiosas dentro y fuera de la Empresa ú Organización para que compartan sus conocimientos. Por eso la contratación de estos fuera de la Empresa u Organización.

It is easier to transmit information and retain it than to acquire a skill since these are associated with the Training Plans and it is an important effort to be able to identify those people who have the most valuable skills inside and outside the Company or Organization to share their knowledge. That is why the hiring of these outside the Company or Organization.

A lo largo de tiempo, esta acumulación de experiencias y aprendizajes ayudan a construir una base de conocimientos compartido con el potencial de facilitar la ejecución del trabajo y acelerar la innovación. Lograrlo y hacerlo para una Empresa es vital porque por medio de ella se facilita la trasmisión de informaciones y habilidades a los empleados sistemática y eficientemente dejando claro que las informaciones y habilidades no están exclusivamente dentro de la empresa, ya que también se generan fuera de ella.  

Over time, this accumulation of experiences and learnings helps build a shared knowledge base with the potential to facilitate work execution and accelerate innovation. Achieving it and doing it for a Company is vital because through it the transmission of information and skills to employees is systematically and efficiently facilitated, making it clear that the information and skills are not exclusively within the company, since they are also generated outside of it. .

La gestión de conocimiemto, método de gestión empresarial que se asocia a los que se han ido desarrollando en las últimas décadas:

Knowledge management, a business management method that is associated with those that have been developed in recent decades:

  • Política de innovación permanente. Permanent innovation policy
  • Marketing estratégico. Strategic marketing
  • Política de recursos humanos. Human Resources Policy
  • Dirección por objetivos. Direction by objectives
  • Calidad total. Total quality
  • Reingeniería de procesos. Process reengineering.

La mayoría de las Empresas ven a la Gestión del Conocimiento como información y habilidades internas, lo que se conoce como Inteligencia Empresarial lo que se conoce como Business Intelligence o inteligencia empresarial y de esta forma casi todos los esfuerzos se orientan a canalizar la información y habilidades que ya posee la empresa u organización centrándose en la eficiencia de los procesos de comunicación interna a través de la implantación de sistemas como CRM, ERP y un CM, porque es más fácil controlar ya que la información externa (fuera de la empresa) es más difícil de encontrar, buscar, seleccionar y organizar.

Most Companies see Knowledge Management as information and internal skills, what is known as Business Intelligence, what is known as Business Intelligence or business intelligence and in this way almost all efforts are aimed at channeling information and skills that the company or organization already has, focusing on the efficiency of internal communication processes through the implementation of systems such as CRM, ERP and a CM, because it is easier to control since external information (outside the company) is more difficult to find, search, select and organize.

Es muy malo pensar solo en la Gestión del Conocimiento Interno ya que esta forma de visión no les permite ver el Conocimiento Externo que esta en los agentes de su mismo mercado (clientes, público en general, la competencia, proveedores etc…) que actúan fuera de la empresa y sin ese conocimiento de que lo que pasa o lo que deja de pasar nuestro progreso decaerá y nuestras ventas bajaran, porque las Empresas viven de las ventas sean tangibles o intangibles y estas se originan fuera de la Empresa, y si bien hoy casi todas las empresas disponen de redes comerciales y proveedores que les trasmiten este conocimiento e incluso de sistemas de vigilancia tecnológica y de inteligencia competitiva que les proveen de información necesaria para detectar lo que ocurre en el mercado, es bueno profundizar y estar alertas.

It is very bad to think only about Internal Knowledge Management since this form of vision does not allow them to see the External Knowledge that is in the agents of the same market (clients, the general public, the competition, suppliers etc …) that act outside of the company and without the knowledge that what happens or what stops happening, our progress will decline and our sales will go down, because companies live from sales, whether tangible or intangible and these originate outside the company, and although today Almost all companies have commercial networks and suppliers that transmit this knowledge to them and even technological surveillance and competitive intelligence systems that provide them with the necessary information to detect what is happening in the market, it is good to dig deeper and be alert.

gestiondelconocimiento

La Gestión del Conocimiento Interno nos permite saber como vamos, que necesitamos si más caja o insumos o colocar determinados productos en donde y porque se venden más.  En cambio la Gestión del Conocimiento Externo nos expondrá lo que sucede en nuestro mercado donde generamos el dinero y las oportunidades como las amenazas que se están creando o por crearse y por quien. o quienes.

Internal Knowledge Management allows us to know how we are doing, what we need if more box or supplies or to place certain products where and why they are sold more. On the other hand, External Knowledge Management will show us what happens in our market where we generate money and opportunities such as threats that are being created or to be created and by whom. or who.

Todos estamos en el centro de la gestión del conocimiento y debemos saber que sus componentes básicos son sus habilidades y su información para el proceso de Gestión del conocimiento en una Empresa u organización. We are all at the center of knowledge management and we must know that its basic components are their skills and their information for the knowledge management process in a company or organization.

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Uno de los factores clave de éxito en la implantación de iniciativas de gestión de conocimiento reside en el hecho de que su propósito responda a retos y objetivos de negocio de la organización, sin perder de vista que esto ocurre sobre la base de dinámicas de intercambio y colaboración que suponen, por sí mismas, importantes retos operativos y culturales, por lo que es importante y vital articular estrategias de gestión de conocimiento en un contexto dinámico y poder adaptarlas al propósito, enfoque,  realidad y madurez de la Empresa u Organización.

One of the key success factors in the implementation of knowledge management initiatives resides in the fact that their purpose responds to challenges and business objectives of the organization, without losing sight of the fact that this occurs on the basis of exchange dynamics and collaboration that pose, by themselves, important operational and cultural challenges, so it is important and vital to articulate knowledge management strategies in a dynamic context and to be able to adapt them to the purpose, focus, reality and maturity of the Company or Organization.

Es muy importante que los directores corporativos aborden la realización de procesos de gestión de la información y el conocimiento en sus organizaciones. La aportación de empresas y profesionales especializados es la mejor garantía de que los resultados se corresponderán con las expectativas. «Hacer accesible la información necesaria a los trabajadores de una empresa mediante una intranet, a clientes, colaboradores y proveedores mediante una extranet, y a la sociedad en general, mediante internet» It is very important that corporate directors address the implementation of information and knowledge management processes in their organizations. The contribution of specialized companies and professionals is the best guarantee that the results will correspond to expectations. “Make the necessary information accessible to the workers of a company through an intranet, to clients, collaborators and suppliers through an extranet, and to society in general, through the Internet”

A continuación 8 estrategias, cada una con un foco de actuación específico (de colaboración, de documentación, de gestión de mejoras) de cuya aplicación (individual o combinada) se pueden derivar rutinas de captura, difusión, asimilación y aplicación de conocimiento clave para agilizar la toma de decisiones y enriquecer los procesos de trabajo conectados a la cadena de valor de la organización:

Here are 8 strategies, each with a specific focus of action (collaboration, documentation, improvement management) from whose application (individual or combined) routines for capturing, disseminating, assimilating and applying key knowledge can be derived to streamline decision-making and enriching the work processes connected to the organization’s value chain:

EstrategiaFocoResulta de utilidad cuando:
1. Antena  (Inteligencia Organizativa)Alerta al EntornoVigilancia TecnológicaSe está en un mercado con múltiples actoresSe desarrolla una actividad de alta tecnologíaExiste la necesidad de estar informado de la actualidad, regulaciones, convocatorias, eventos, congresos, publicaciones del sector/negocio
2. Gestión DocumentalFacilitar el acceso a los contenidosLa organización genera mucho conocimiento explícito/codificado (procedimientos, manuales, normativas, mejores prácticas)
3. ColaboraciónCrear comunidad (trabajo en equipo)La actividad de negocio es intensa en conocimiento tácitoHay Heterogeneidad / Multidisciplinaridad Profesional
4. Gestión de ExpertosAprovechar el conocimiento expertoLa actividad de negocio es intensa en conocimiento tácitoLa replicación de experiencias tiene un alto impacto en el desarrollo de las actividades de negocio
5. ComunicaciónDivulgaciónLa difusión de información oportuna es crítica para el desarrollo del negocio y el aprovechamiento de oportunidadesSe hace necesario fortalecer la difusión de los recursos disponibles y los resultados de las actividades/proyectos
6. Aprendizaje IndividualDesarrollo de CompetenciasLa organización está en un negocio con alto contenido en técnicas o métodos cambiantesSe requiere generar CERTIFICACIÓN del conocimiento
7. Aprendizaje OrganizativoTransferencia de Conocimiento
(social learning)
La organización está en un negocio con alto contenido en técnicas o métodos cambiantesEl desarrollo de la práctica es fundamental (mas que la certificación del conocimiento)
8. Innovación y MejorasAprovechar ideas(transformación)Negocio altamente competitivoLa eficiencia en los procesos y la renovación de productos/servicios es factor clave de éxito

Algunas premisas básicas para abordar con posibilidades de éxito un proyecto de gestión del conocimiento son el tener bien Tener bien definida la misión corporativa, el liderazgo de la dirección, una clara motivación del personal que asegure su participación activa y contar con unas estructuras que permitan compartir y sintetizar la información y aseguren la transferencia continua de las mejores prácticas.

Some basic premises to successfully approach a knowledge management project are having a well-defined corporate mission, the leadership of the management, a clear motivation of the staff that ensures their active participation and having structures that allow sharing and synthesize the information and ensure the continuous transfer of best practices.

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No olvidemos que el conocimiento es el único activo que crece con el tiempo y no se desgasta pero que aveces puede desparecer con las personas si no se comparte, por lo que hoy es vital e importante el poder gestionarlo sea un Pymes como una gran Empresa ú Organización. Let us not forget that knowledge is the only asset that grows over time and does not wear out but that sometimes it can disappear with people if it is not shared, so today it is vital and important to be able to manage it whether a SME is a large company or Organization..
CONOCIMIENTO

Beneficios de La Gestión del  Conocimiento a las personas: Benefits of Knowledge Management to people:

  1. Ayuda a las personas a hacer su trabajo, ahorrando tiempo, a traves de una mejor toma de decisiones y resolución de problemas Helps people do their jobs, saving time, through better decision making and problem solving.
  2. Crea un sentido de comunidad entre las personas y la organización. Create a sense of community between people and the organization.
  3. Ayuda a la gente a mantenerse actualizadas en su campo de conocimiento. Helps people stay current in their field of knowledge
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Beneficios de La Gestión del  Conocimiento para los equipos de trabajo: Benefits of Knowledge Management for work teams:

  1. Desarrolla habilidades profesionales. Develop professional skills
  2. Promociona el intercambio de conocimiento entre sus pares. Promote the exchange of knowledge among your peers
  3. Facilita la colaboración y el networking en la empresa. Facilitates collaboration and networking in the company
  4. Desarrolla un código ético entre los profesionales. Develop a code of ethics among professionals.
  5. Desarrolla un lenguaje común. Develop a common language

Beneficios de La Gestión del Conocimiento para la Empresa u Organización: Benefits of Knowledge Management for the Company or Organization

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  1. Ayuda a conducir la estrategia. Help drive strategy
  2. Soluciona problemas rápidamente. Fix problems quickly
  3. Difunde las mejores practicas en la empresa. Spread the best practices in the company
  4. Mejora la inserción de conocimiento en los productos y servicios elaborados para los clientes. Improves the insertion of knowledge in the products and services prepared for customers
  5. Facilita la creación de nuevas ideas aumentando las oportunidades para la innovación. Facilitates the creation of new ideas by increasing opportunities for innovation
  6. Facilita a las organizaciones el estar por delante de su competencia. It makes it easier for organizations to stay ahead of their competition
  7. Construye una memoria organizacional. Build an organizational memory.
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Algunas reglas básicas para alcanzar la gestión del conocimiento aplicado es tener en cuenta que la persona es la parte central de la Empresa u Organización que aprende, que los empleados necesitan siempre sentir que son valorados y eso no se logra pagando sus salarios, ni siquiera dándoles más dinero, por lo que es vital crear nexos para transmitir y memorizar el conocimiento sin suplantar el conocimiento individual por el colectivo.

Some basic rules to achieve applied knowledge management is to take into account that the person is the central part of the Company or Organization that learns, that employees always need to feel that they are valued and that is not achieved by paying their salaries, or even giving them more money, so it is vital to create links to transmit and memorize knowledge without supplanting individual knowledge by the collective.

Desde el ámbito de la información documental, se disponen de herramientas de primer orden:

From the field of documentary information, there are first-rate tools:

  1. Programas de gestión de la documentación y la imagen, que permiten la creación de bases de datos con referencias de documentos y sus contenidos. Informatizar y hacer accesible la información disponible en papel, la creación de bases de datos de conocimiento en diferentes áreas, en la medida que sus capacidades de búsqueda por campos y a texto completo permiten un tratamiento muy versátil de la información. Estos programas hacen posible también enlazar, mediante un proceso de asociación, la información contenida en un registro, con los documentos asociados a esta información, y que estén situados en otros programas ofimáticos de la Red. Documentation and image management programs, which allow the creation of databases with document references and their contents. Computerize and make accessible the information available on paper, the creation of knowledge databases in different areas, to the extent that its search capabilities by fields and full text allow a very versatile treatment of the information. These programs also make it possible to link, through an association process, the information contained in a registry, with the documents associated with this information, and that are located in other office automation programs on the Network.
  2. Sistemas de edición electrónica, que permiten editar cualquier tipo de información rápida y a bajo coste para difundir con la que podemos hacer accesible la información necesaria al personal de una empresa, a clientes, colaboradores, proveedores mediante una extranet y a la sociedad en general. Electronic editing systems, which allow you to edit any type of information quickly and at low cost to disseminate with which we can make the necessary information accessible to company personnel, customers, collaborators, suppliers through an extranet and to society in general.
  3. Motores de búsqueda, que permiten la buscar información, (proveedores, empresas de la competencia, búsquedas temáticas…), en la propia web, y también en los programas ofimáticos de la corporación. Search engines, which allow you to search for information (suppliers, competitor companies, thematic searches …), on the website itself, and also in the office automation programs of the corporation.
  4. Indexar la información recogida y hacerla accesible según parámetros definidos para la creación de bases de datos con la información obtenida. «Muchos de los resultados de la Gestión de Conocimiento se obtienen con una baja inversión y con tasas de devolución que, en numerosas ocasiones, no llegan al año» Index the information collected and make it accessible according to parameters defined for the creation of databases with the information obtained. “Many of the results of Knowledge Management are obtained with a low investment and with return rates that, on many occasions, do not reach a year”.
  5. Programas de integración de información de los diferentes programas, soportes para crear grandes depósitos de contenidos, y poder dar también acceso único y simultáneo a informaciones procedentes, indistintamente, tanto de bases de datos documentales como relacionales. Information integration programs of the different programs, supports to create large content repositories, and also be able to give single and simultaneous access to information from both documentary and relational databases.
  6. Sistemas interactivos, para definir documentos como encuestas, formularios y hacerlos accesibles, en donde los usuarios pueden rellenar estos documentos y sus respuestas son inmediatamente remitidas al servidor adonde las respuestas se integran en bases de datos definidas. Con estas bases de datos se realizarían estadísticas de las respuestas, organizar el envío de emails etc. Interactive systems to define documents such as surveys, forms and make them accessible, where users can fill in these documents and their responses are immediately sent to the server where the responses are integrated into defined databases. With these databases, statistics of the responses would be made, organize the sending of emails, etc.
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….Somos personas los empleados de una Empresa u Organización, con sueños ideales y aspiraciones y si parte de estos o todos se pudieran realizar en la Empresa, estaríamos hablando del lugar perfecto y de ser así, estas “personas” serian mucho más productivas, capaces, y valiosas porque cuanto más se aprende y se comparte más se beneficiarán en conjunto con la Empresa u Organización dándose por hecho los verdaderos y más sólidos nexos por dónde transita el conocimiento: la verdadera y real gestión del conocimiento aplicada. …We are people the employees of a Company or Organization, with ideal dreams and aspirations and if part of these or all of these could be realized in the Company, we would be talking about the perfect place and if so, these “people” would be much more productive, capable, and valuable because the more you learn and share the more you will benefit together with the Company or Organization, taking for granted the true and most solid links through which knowledge passes: the true and real applied knowledge management.

El Gestor del conocimiento / The knowledge manager

En algunas organizaciones se ha creado la figura del knowledge manager o gestor del conocimiento, como el especialista que tiene la responsabilidad de definir, impulsar, coordinar, dar coherencia y evaluar los procesos que configuran la Gestión de Conocimiento. Lo que comporta coordinar equipos de profesionales, dirigir procesos de actividades y, también, conocer y dirigir la implementación de las tecnologías y herramientas necesarias para la realización práctica.

In some organizations, the figure of the knowledge manager has been created, as the specialist who has the responsibility of defining, promoting, coordinating, providing coherence and evaluating the processes that make up Knowledge Management. Which involves coordinating teams of professionals, directing activity processes and, also, knowing and directing the implementation of the technologies and tools necessary for practical implementation.

«No hay una profesión concreta que cualifique para esta actividad, pero es evidente que los profesionales de la información/documentación reúnen unas condiciones inmejorables de partida si, además, están motivados en todos los aspectos de gestión y tecnología» Combinación que permite una creciente eficiencia en el trabajo de la empresa y una notable mejora en la atención a los clientes. “There is no specific profession that qualifies for this activity, but it is clear that information / documentation professionals meet excellent starting conditions if, in addition, they are motivated in all aspects of management and technology” Combination that allows increasing efficiency in the work of the company and a notable improvement in customer service.

EN RESUMEN / IN SUMMARY

Esta es una concepción de gestión de recursos humanos que comporta: participación, compromiso, motivación y corresponsabilización del personal asociada a las nuevas tecnologías de la información, creando así las condiciones para este nuevo avance en la cultura empresarial. «La aportación de empresas y profesionales especializados es la mejor garantía de que los resultados se corresponderán con las expectativas» Para esto es vital hacer asequible, de manera sistemática y organizada al conjunto de la organización, la información corporativa y los conocimientos y opiniones del personal con el obejtivo de la mejora de los resultados de la acción de las organizaciones, sea cual sea el ámbito de su actividad. Es decir para aumentar la productividad de las empresas y las corporaciones, aumentar la competitividad, aumentar la capacidad de liderazgo de las organizaciones en sus respectivos mercados, incrementar las oportunidades de negocio. Y esto se gestiona estableciendo pautas que incluyan: definición de objetivos, metodología para realizar los objetivos definidos, prever y organizar los instrumentos para su realización, organizar su puesta en práctica, evaluar resultados, generalizar resultados. generalizar las mejores prácticas. En síntesis, se trataría de pasar de una situación en que, según opinión generalizada de los expertos, la información de las corporaciones está distribuida en un 10% en formatos informáticos estructurados, un 20% en formatos informáticos no estructurados, un 70% en soporte papel, y un gran volumen indeterminado e importante en la memoria del personal. A una situación en la que toda la información, incluida la mayor parte posible de la que está en la memoria, sea asequible, utilizable y renovable, en cualquier momento y lugar, por cualquier miembro de la organización.

This is a conception of human resources management that involves: participation, commitment, motivation and co-responsibility of staff associated with new information technologies, thus creating the conditions for this new advance in business culture. “The contribution of specialized companies and professionals is the best guarantee that the results will correspond to expectations” For this, it is vital to make affordable, in a systematic and organized way, the entire organization, the corporate information and the knowledge and opinions of the personnel with the objective of improving the results of the action of organizations, whatever the scope of their activity. In other words, to increase the productivity of companies and corporations, increase competitiveness, increase the leadership capacity of organizations in their respective markets, increase business opportunities. And this is managed by establishing guidelines that include: definition of objectives, methodology to carry out the defined objectives, anticipate and organize the instruments for their realization, organize their implementation, evaluate results, generalize results. generalize best practices. In short, it would be a question of moving from a situation in which, according to the general opinion of experts, corporate information is distributed 10% in structured computer formats, 20% in unstructured computer formats, 70% in support paper, and a large indeterminate and important volume in the memory of the staff. To a situation in which all the information, including as much as possible of what is in memory, is accessible, usable and renewable, at any time and place, by any member of the organization.

Entre algunas de las ventajas competitivas de la gestión del conocimiento y cómo influye en la obtención de resultados en las organizaciones tenemos:

Among some of the competitive advantages of knowledge management and how it influences the obtaining of results in organizations we have:

  • Mejora de la calidad productos y servicios. Improvement of the quality of products and services.
  • Mejora la atención al cliente. Improved customer service.
  • Mejora de las relaciones con proveedores. Improved relationships with suppliers.
  • Crea condiciones para mejorar el ambiente laboral. Create conditions to improve the work environment.
  • Mejora la comunicación interpersonal. Improve interpersonal communication.
  • Mejorando la información y la comunicación, estimulando la participación del personal. Improving information and communication, stimulating staff participation.
  • Reduce el número de procesos de gestión/producción. Reduces the number of management / production processes.
  • Simplificación de los procesos de gestión/producción. Simplification of management / production processes.
  • Permite una mayor eficiencia en el uso de los recursos. It allows greater efficiency in the use of resources.
  • Proporciona mejores herramientas para la gestión de la dirección. Provides better tools for leadership management

Los profesionales y las empresas especializadas en el tratamiento de los recursos de información aportamos conocimientos y experiencia en una amplísima área del conjunto de actividades multidisciplinares que comporta la gestión de conocimientos así en la medida en que todas las organizaciones precisan para su actividad de la utilización de fuentes de información externa, o inputs de información, gestión de la información originada en las propias organizaciones, en sus diferentes departamentos, difusión de información al exterior, los especialistas aportamos la capacidad de análisis de las necesidades específicas de cada organización en estos ámbitos, mediante la realización de auditorías de información, que permitan la evaluación de las necesidades, el análisis de los flujos de información, la realización de proyectos de soluciones, la determinación y asignación de recursos, el diseño de estrategias de implantación, el diseño de sistemas de evaluación, control y la reingeniería según resultados obtenidos. Professionals and companies specialized in the treatment of information resources provide knowledge and experience in a very broad area of ​​the set of multidisciplinary activities that knowledge management involves, as well as all organizations require the use of external information sources, or information inputs, management of information originating in the organizations themselves, in their different departments, dissemination of information abroad, specialists provide the ability to analyze the specific needs of each organization in these areas, through the performance of information audits, which allow the assessment of needs, the analysis of information flows, the implementation of solution projects, the determination and allocation of resources, the design of implementation strategies, the design of evaluation systems , control and reengineering according to results obtained.

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